Management Assistent – High Quality – Tiel

Jobid=629334937361325556 (0.0494)

Management Assistent

Management Assistent

Tiel | 32 uur | MBO | € 4600

Ben jij een ervaren management assistent die sterk is in bestuurlijke ondersteuning, complexe agenda’s én professionele verslaglegging? Krijg jij energie van het voorbereiden en notuleren van MT- en RvC-vergaderingen en vind je het interessant om mee te denken over digitalisering en de inzet van AI binnen het secretariaat?

Voor Kleurrijk Wonen in Tiel zoeken wij een moderne management assistent die de directeur-bestuurder, het managementteam en de Raad van Commissarissen ondersteunt. Je werkt dicht op de besluitvorming, houdt overzicht en zorgt dat vergaderingen, afspraken en informatiestromen zorgvuldig worden voorbereid en opgevolgd.

Wat je gaat doen

Als management assistent vervul je een centrale rol binnen de bestuurlijke ondersteuning van Kleurrijk Wonen. Je ondersteunt de directeur-bestuurder, een lid van het managementteam, de bestuurssecretaris en de Raad van Commissarissen.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het voorbereiden, bijwonen en uitwerken van MT- en RvC-vergaderingen. Je zorgt ervoor dat stukken tijdig beschikbaar zijn, stemt af met de bestuurssecretaris en legt besluiten, acties en verantwoordelijkheden helder vast.

Notuleren is in deze functie nadrukkelijk geen neventaak. Afhankelijk van de vergadercyclus besteed je circa 30 tot 50 procent van je tijd aan de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van vergaderingen. Het MT vergadert eens per twee weken, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen verdiepende en besluitvormende overleggen. Daarnaast zijn er jaarlijks meerdere vergaderingen van de Raad van Commissarissen en twee bijbehorende commissies.

Je houdt je onder andere bezig met:

beheren van de mailboxen en complexe agenda’s van de directeur-bestuurder en een MT-lid;

voorbereiden, plannen en organiseren van MT-, directie- en RvC-vergaderingen;

notuleren en uitwerken van vergaderingen op bestuurlijk en managementniveau;

opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten;

verzamelen, controleren en tijdig beschikbaar stellen van vergaderstukken;

afstemmen met de bestuurssecretaris, directie en andere betrokkenen;

prioriteren van afspraken en bewaken van deadlines en informatiestromen;

opstellen en uitwerken van brieven, memo’s, verslagen en rapportages;

beheren van directiearchieven en digitale vergaderomgevingen;

organiseren van zakelijke bijeenkomsten, evenementen en interne activiteiten;

beantwoorden van praktische en organisatorische vragen vanuit de organisatie;

vervangen en ondersteunen van collega’s binnen het secretariaat;

meedenken over de verdere professionalisering en digitalisering van het secretariaat.

Kleurrijk Wonen investeert volop in de verdere professionalisering van het secretariaat. Daarbij wordt gewerkt met digitale vergadertools zoals Decisions en iBabs, en wordt de inzet van AI steeds verder ontwikkeld. Jij krijgt de ruimte om actief mee te denken over procesverbeteringen en hoe managementondersteuning slimmer, efficiënter en toekomstbestendig kan worden ingericht.

Wie ben jij

Jij bent een ervaren management assistent, directiesecretaresse of bestuursassistent die gewend is om directie, management en bestuur te ondersteunen. Je werkt zorgvuldig, houdt overzicht en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Je bent sterk in complexe agendaplanning en professionele verslaglegging. Het voorbereiden en notuleren van MT- en bestuursvergaderingen zie je niet als bijzaak, maar als een belangrijk en interessant onderdeel van je werk. Je onderscheidt snel hoofd- en bijzaken en legt besluiten, acties en verantwoordelijkheden helder vast.

Daarnaast ben je proactief, benaderbaar en stevig genoeg om waar nodig mee te denken of te spiegelen, zonder je dienstverlenende houding te verliezen.

Verder breng je mee:

mbo+ werk- en denkniveau en een secretariële opleiding;

minimaal vijf jaar relevante ervaring;

ervaring met directie- of bestuursondersteuning;

ruime en recente ervaring met MT- en/of bestuursnotulen;

ervaring met complex agendabeheer;

uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365;

bij voorkeur ervaring met iBabs, Decisions of een vergelijkbaar systeem;

interesse in digitalisering, procesverbetering en AI;

beschikbaarheid voor 32 tot 36 uur per week.

Dinsdag en donderdag zijn de vaste kantoordagen. Op andere dagen is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

Wat je krijgt

Je krijgt een verantwoordelijke functie waarin je dicht op de besluitvorming van een maatschappelijke organisatie werkt. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te opereren, kwaliteit toe te voegen en mee te bouwen aan de verdere professionalisering van het secretariaat.

Kleurrijk Wonen biedt jou:

een salaris tussen € 3.631 en € 4.563 bruto per maand op basis van 36 uur;

een dienstverband van bij voorkeur 32 tot 36 uur per week;

goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Woondiensten;

een inhoudelijk brede functie met veel eigen verantwoordelijkheid;

hybride werken, waarbij dinsdag en donderdag de vaste kantoordagen zijn;

een professionele werkomgeving met korte lijnen naar directie, management en bestuur;

ruimte om mee te denken over digitalisering, moderne vergaderondersteuning en AI;

een betrokken secretariaatsteam waarin kennis delen, samenwerken en elkaar vervangen vanzelfsprekend zijn.

Lees hier meer

Deel deze vacature: